Entende-se como plano básico, a forma de organização de cerimonial onde se destaca as etapas de assessoria e execução de um determinado tipo de evento. Neste caso, a comissão de formatura será a responsável pela arrecadação dos valores financeiros do grupo, sejam eles por meio de mensalidades ou arrecadação de fundos.
Neste tipo de plano não existem serviços de gestão financeira.
Entende-se como plano Intermedium, a forma de organização de cerimonial onde se destaca as etapas de assessoria, gestão financeira e execução de um determinado tipo de evento.
Neste caso específico, a Supremo Formaturas desenvolve a criação e registro de CNPJ da associação de formatura, tornando-a uma instituição sem fins lucrativos, com período de atividade determinado.
O Plano Intermedium permite a abertura de conta corrente em nome da associação de formatura. Todos os valores arrecadados são direcionados a esta conta, gerando autonomia aos representantes da comissão de formatura. Todos os pagamentos autorizados devem possuir assinatura do presidente e tesoureiro.
Entende-se como plano completo, a forma de organização de cerimonial onde se destaca as etapas de assessoria, gestão financeira e execução de um determinado tipo de evento.
Neste caso específico, a Supremo Formaturas desenvolverá a gestão financeira completa, abrindo uma sub conta destinado exclusivamente ao cliente.
Todos os valores arrecadados são direcionados a esta conta. Todos os pagamentos autorizados devem possuir assinatura dos responsáveis pela empresa organizadora e de um integrante da comissão de formatura, eleito pela turma, tais como presidente ou tesoureiro.
Entende-se como plano pacote, a forma de organização de cerimonial onde se destaca as etapas de assessoria, gestão financeira e execução de um determinado tipo de evento.
Neste plano, a Supremo Formaturas avaliza a realização do evento, assumindo a relação de contrato junto com cada graduando, desenvolvendo a gestão financeira sem cobrar honorários pois entendemos que a comissão de formatura deve seguir criteriosamente a administração estipulada.
Todos os valores arrecadados são direcionados a conta principal da empresa . Todos os pagamentos serão autorizados pelos responsáveis pela empresa organizadora, de acordo com a base de cálculo aprovada pelo cliente, onde deverão ser respeitados os fornecedores indicados e os valores disponíveis.
Neste plano a associação de formatura não tem poderes para definir os fornecedores, que serão escolhidos pela organizadora seguindo os critérios de afinidade, parceria e responsabilidade fiscal.
Entende-se como plano auxílio, a forma de organização de cerimonial onde se destaca somente a etapa de assessoria de um determinado tipo de evento.
Neste caso, a comissão de formatura será a responsável pela arrecadação dos valores financeiros do grupo, sejam eles por meio de mensalidades ou arrecadação de fundos, bem como a execução propriamente dita do evento, cabendo a empresa organizadora, o desenvolvimento inicial, constituição e assessoria até o percurso da execução( seis meses antes do evento ).
Não praticamos e exercemos a função neste tipo de plano dos serviços de gestão financeira.
O plano citado permite que a contratada estabeleça os serviços de cerimonial somente com a etapa de gestão das finanças desta associação, não se responsabilizando neste ato pela assessoria e/ou execução do evento.
Neste plano a empresa organizadora de cerimonial será responsável pelos seguintes serviços:
- Cadastro dos participantes da associação
- Consultoria para abertura de conta bancária
- Viabilização para confecção e emissão de boletos bancários
- Viabilização de emissão de segunda via de boletos bancários
- Desenvolvimento da baixa nos pagamentos
- Realização do controle de pagamentos diário do grupo.
- Desenvolvimento do balancete de receitas e despesas mensais do grupo
Entende-se como plano realização, a forma de organização de cerimonial onde se destaca as etapas da fase de efeito e produção de um determinado tipo de evento.
Neste caso específico, a Supremo Formaturas será responsável pela realização dos eventos pelas quais será contratado, desenvolvendo as etapas de pré execução, execução e pós execução do evento mencionado.
Este tipo de plano não inclui serviços da fase de assessoria e constituição da associação e estatuto de formatura, bem como as suas atividades de acompanhamento e de gestão financeira.
O tempo de inicio das atividades são de seis meses previamente (antes) da data do evento, sejam culto ecumênico, solenidade pública de colação de grau ou baile de gala.
1ª ) Pela empresa de cerimonial e organizadora do evento:
A StudioStatus® define antecipadamente o evento festivo, determinando o local, data e horário do evento. Disponibiliza na plataforma do site, o mapeamento das mesas e do ambiente, sendo que os graduandos interessados escolhem o número e posicionamento das mesas, bem como avaliam as características do evento e seus principais fornecedores ( local, conjunto musical, serviços de Buffet e decoração ).
2ª ) Por um grupo de formandos:
Normalmente serão graduandos que tentaram desenvolver o evento festivo de baile de gala de sua turma mas observaram que não foi gerido um quorum de adesão dos colegas necessário para a realização do evento. Neste caso, o evento será criado por estes graduandos, também em nossa plataforma de site, sem a definição de data, local e horário( o cliente opta por uma sugestão do sistema). Eles escolhem as mesas destinadas as suas pessoas no local sugerido pelo sistema, criando o seu mapeamento do salão. A organizadora, continua o desenvolvimento do trabalho, sugerido pelo cliente e confirma posteriormente a disponibilidade de datas no local escolhido, como sugestão pelo grupo de formandos. Nesta 2ª opção, a StudioStatus® permite o contato com este primeiro grupo de formandos que criou o evento para compreender a necessidade do cliente e definir posteriormente as características do evento, incluindo os serviços de Buffet, música ao vivo e/ou mecânica e decoração.
Entenda um pouco mais sobre o plano Evento Montado.
- O plano permite a venda de cotas individuais ( como mesa) para cada graduando, independente do curso ou da Instituição de ensino que frequenta, todos participando de um mesmo evento.
- Este tipo de plano consta etapas de assessoria, gestão financeira e execução do baile de gala.
- A organizadora será a responsável pela entrega do bem, que será o produto descrito pré ou pós informado( depende da opção acima ), ou seja, o formando terá acesso aos principais dados do evento; tais como, local, data, horário, conjunto musical, serviços de Buffet e decoração. Os demais fornecedores serão contratados de acordo com a receita e atualização de venda das cotas individuais pertencentes ao grupo.
- Cada cota tem o direito a um numero estipulado de convites e a uma mesa com assentos, arranjos decorativos, display de mesa e serviços oferecidos. O graduando pode escolher o posicionamento de sua mesa, definindo o número e a quantidade de assentos desejados, bem como o número de convites de acesso no interior do recinto, aos seus convidados.
- A gestão financeira é de total responsabilidade da organizadora. Os valores a serem cobrados são fixos, sem correções e parcelados até a véspera do evento.
- Os honorários da empresa organizadora em relação aos serviços de gestão administrativa e financeira do grupo funcionam como uma taxa de administração que perfazem o total de 15% (quinze por cento) do valor total da despesa do evento. Esta taxa é cobrada mensalmente junto com o valor da mensalidade dos associados do grupo. O percentual sobre o valor mensal é obtido dividindo-se o valor da taxa pelo n° de parcelas do plano e multiplicando pelo valor total do evento e depois dividindo pelo número de associados ao grupo.
Exemplo: Supondo que um determinado plano do Evento Montado possua 40 formandos participando de um baile de gala com uma despesa total de R$ 100.000,00. O evento será realizado daqui a 36 meses. O cálculo será:
15% (tx adm.) / 36 ( meses ) = 0,4166% (percentual da tx. adm. incidente ao mês) .
0,4166% x R$ 100.000,00 = R$ 416,66 (tx adm. bruta mensal).
O valor da taxa que deve ser acrescida na parcela mensal de cada associado será de R$ 10,42 [ R$ 416,66 / 40 ( formandos ) ].
- Os honorários de cerimonial são cobrados do período de criação e desenvolvimento do grupo do evento do Baile de Gala, sempre analisando o tempo de duração do contrato ( da formação do grupo até a execução do evento ) e seguindo uma tabela específica de valores.
- É o único plano que a empresa organizadora permite um parcelamento em mais doze vezes ( 12x ), ou seja, um evento que foi criado e planejado para a realização em 24 meses, o graduando ( associado ao grupo ) poderá dividir os seus pagamentos em até 36 meses. Os recebimentos até a data do evento podem ser feitos de forma tradicional, por boletos bancários e o recebimento extra residual, caso exista, ou seja do interesse do formando, somente no cartão de crédito .
- Dentro da planilha Geral de custos são cobrados ainda o fundo de reserva e o seguro de realização do evento.
Fundo de reserva:
Trata-se de um fundo de proteção destinado a garantir o funcionamento do grupo em determinadas situações. É importante observar que se houverem recursos nesse fundo quando do encerramento do grupo, serão devolvidos proporcionalmente aos associados. Estas determinadas situações podem ser desistências de associados bem como o não preenchimento de todas as cotas dispostas ao evento. O fundo de reserva do plano Evento Montado tem uma taxa de 20 % ( vinte por cento ) do valor bruto o evento, superior aos demais planos.
- O Plano Evento Montado foi desenvolvido para atender as expectativas dos graduandos e de seus familiares que desejam o produto baile de gala de formatura, independente da constituição da associação de formatura ou da existência de uma comissão de formatura e que por uma razão ou outra, não conseguiram transformar em realidade, um quorum mínimo de pessoas( colegas) de sua turma que se interessassem em participar do BAILE DE GALA.
- Isto quer dizer que uma determinada turma que não conseguiu um número mínimo de pessoas para desenvolver o seu próprio baile poderá participar do plano Evento Montado com formandos de outros cursos e Instituições de ensino, obtendo a mesma qualidade de produtos e serviços no evento.
- O número de cotas será proporcional a quantidade de mesas dispostas no salão de festas, conforme a capacidade do local do evento.
- O plano Evento Montado encontra-se aberto no site da Supremo Formaturas, disposto para análise dos formandos e montagem do seu evento.